一文詳解審批流如何運作

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相信大家在日常工作中都有遇到過需要審批的時候,審批流是一種流程,用于審核和批準請求或文檔。本文就審批流的五大構成要素展開分析,詳解審批流的運作模式,一起來看看吧。

1. 什么是審批流?

審批流是一種流程,用于審核和批準請求或文檔。 它通常包括一系列步驟,每個步驟都需要一個或多個人來審核和決策。 審批流通常用于規范化和優化業務流程,以確保請求得到適當的審查和批準。其本質是待審信息的流動方式及決策過程。

即申請者【角色】【權限】(人或系統)提供待審信息【內容】,交由相關審批人【角色】【權限】進行傳遞及處理【流程】【通知】,期間,每個審批者會基于自己的崗位職責與權限分工對待審信息進行核對(檢查/確認…)【動作】、判斷(通過/駁回)【動作】及協商(反饋意見…)【動作】,直至抵達最高決策層進行取舍。

2. 審批流的重要性

1. 提高決策質量:審批流可以確保每個決策都經過適當的審核和批準程序,從而減少錯誤和風險,并提高決策質量。

2. 提高工作效率:審批流可以規范組織內部的工作流程,減少工作重疊和浪費,提高工作效率。

3. 保證合規性:審批流可以確保組織內部的決策和行動符合法律、政策和規定的要求,避免因違規行為帶來的法律和聲譽風險。

4. 提高透明度:審批流可以讓組織內部的審批過程變得透明化,每個人都知道自己的責任和角色,從而提高組織內部的信任和溝通效率。

3. 審批流的構成要素

審批流是一種軟件系統,用于管理和自動化審批流程。 它由以下幾個要素構成:

  • 流程模型:流程模型是流程的邏輯結構,用于定義流程的步驟、規則和決策。
  • 角色和權限:角色和權限是流程的執行者,用于定義流程中的不同角色,并為每個角色分配不同的權限。
  • 待審信息:待審信息是流程中需要審批的信息,例如差旅申請、購買請求等。
  • 動作和流轉:動作和流轉是流程中的主要操作,包括核對、判斷、協商等。
  • 通知和跟蹤:通知和跟蹤是流程中的輔助操作,用于發送通知和跟蹤流程的進度。

審批流通常使用軟件來自動化流程,并可以在不同的組織中使用。 它可以幫助組織更有效地管理流程,并可以提高流程的效率和生產力。

一、流程模型

流程模型是流程的邏輯結構,用于定義流程的步驟、規則和決策。 流程模型可以使用圖表或圖形語言來表示,幫助用戶理解流程的結構和執行方式。

流程模型包括以下幾個關鍵要素:

流程步驟:表示流程的執行過程中的一個步驟或活動。流程步驟通常由流程的輸入、過程和輸出組成,是流程完成具體任務的單位。

注:流程步驟不一定包含發起發起人。發起人是流程的起點,是流程的發起者。流程步驟是流程模型中的基本元素,表示流程中的操作和流轉,而發起人是流程的起點,是流程的發起者。因此,流程步驟和發起人是不同的概念。

流轉條件:流轉條件是流程中的規則,用于控制流程的流轉。

流轉條件是流程模型中的一種元素,用于決定流程在某個節點處流轉到哪條路徑。流轉條件一般根據流程的業務邏輯或目標來設定。

決策點(交給誰審批):決策點是流程中的關鍵節點,用于決定流程的下一步操作。

Q:流轉條件會獨立于決策點存在嗎?

A:一般來說,流程模型中的流轉條件是與決策節點相關的。流轉條件通常用來決定流程在決策節點處流轉到哪條路徑。因此,流轉條件通常不會脫離決策節點獨立存在。

但是,在某些情況下,流程模型中可能會出現流轉條件與決策節點無關的情況。例如,在某些流程模型工具中,可能會提供流程變量或條件類型的元素,可以在流程模型中賦值或使用,并不一定與決策節點相關。

總的來說,流轉條件通常是與決策節點相關的,但也有可能會脫離決策節點獨立存在,具體情況取決于流程模型的目的和使用的流程模型工具。

例如,在一個請假業務中,流程步驟是:提交請假申請》審批申請》結束。 流轉條件是:可能根據提交人是誰來設定,如果職級是經理或請假天數超過3天交由總經理審批(決策點),否則流轉到經理審批(決策點)的路徑??偟膩碚f,流轉條件一般根據流程的業務邏輯或目標來設定,以便在流程執行過程中根據條件選擇合適的路徑。

1. 協同辦公平臺-飛書-請假業務

表單設計:字段信息組成

流轉條件就是當提交人是誰、假期類型是什么、請假時長在什么天或小時范圍內。

注:飛書這里用的是請假控件組,因沒有新增其它表單控件,所以流轉條件這里只顯示了系統內置的??丶M的優點是對于大部分用戶場景已經夠用,避免用戶范錯,易上手。缺點是缺乏靈活性。

2. 低代碼平臺-輕流-請假業務

表單設計:字段信息組成

流轉條件:表單設計內的所有字段都可用來作為條件,判斷符,值組成。這里其實就是一個規則引擎。

什么是規則引擎?

用于根據一組規則來決定如何處理特定的數據或業務邏輯。規則引擎通常包含一組規則和規則執行引擎,能夠自動識別規則并根據規則執行相應的操作。

二、角色和權限

角色和權限是流程管理中的重要概念,用于定義流程中的不同角色,并為每個角色分配不同的權限。

角色表示流程中的角色,如流程發起人、審批人、執行人等。角色通常是一組共享相同職責和權限的用戶的集合。

權限表示流程中每個角色所具有的權限,如流程發起人的權限是發起流程、撤銷流程等;審批人的權限是審批流程、駁回流程等。

角色和權限是流程的執行者,在流程的執行過程中起到關鍵作用。角色和權限的設置可以幫助流程更加有序和順暢地執行,提高流程的效率。

在設計中應考慮以下因素:

  • 流程的業務邏輯:需要充分了解流程的業務流程,并確定每個角色所承擔的職責和權限。
  • 組織架構:流程角色和權限的設置應符合組織的架構,避免出現矛盾和沖突。
  • 安全性:流程的權限設置應考慮安全性,避免出現漏洞和風險。

三、待審信息

待審信息是指流程中需要審批的信息,也稱為待審材料。待審信息通常包括文件、申請表、申請信息等。

待審信息是流程中的重要要素,在流程中起著決策和跟蹤的作用。流程的審批人員通?;诖龑徯畔⑦M行審批決策,并根據待審信息進行流程的跟蹤和管理。

待審信息在流程中通常由發起人提交,并由審批人員進行審批和處理。待審信息可以是電子文檔,也可以是紙質文檔。

例如:

1. 協同辦公平臺-飛書-請假業務

表單設計中所涉及假期類型、開始時間、結束時間、請假時長、請假事由等字段就是要讓發起人填寫的待審信息。

2. 低代碼平臺-輕流-請假業務

表單設計中所涉及申請人姓名、請假類型、開始時間、結束時間、請假時長、請假事由、上傳附件等字段就是要讓發起人填寫的待審信息。

四、動作和流轉

動作和流轉是流程管理的重要概念,指流程中的主要操作和流程的流轉方式。

動作指的是流程中的一個步驟或者任務。一個流程可以由多個動作組成,每個動作都有一個特定的目的,并且由某個角色負責執行。

在設計流程時,需要清晰地定義流程中的每一個動作,包括動作的責任人、執行時間、執行條件和流轉方式等。同時,還需要對動作的執行情況進行跟蹤和管理,以保證流程的有序執行。

通過:一般指的是審批人在審批流程中批準了申請或者請求。通過原因可以是可選的,也可以是必填的,這取決于實際業務需要。

駁回修改:一般是指審批人在審批流程中拒絕了申請或者請求,并指示發起人修改后重新提交。駁回修改原因通常是必填的,因為這能夠幫助發起人知道如何修改才能達到被批準的目的。駁回修改動作可以把流程駁回到發起人,也可以駁回到上一個審批環節,或者駁回到指定的之前的某個審批環節。

重新提交:一般是指發起人在收到駁回修改的通知后,修改了申請或者請求并再次提交給審批人進行審批。

撤回:一般由發起人撤回審批流程。這是因為發起人是流程的起點,擁有最高的權限。撤回審批流程的選項通常由系統的配置項決定,因此需要注意撤回是否可用。

流轉指的是流程從一個動作流向另一個動作的過程。流轉可以是線性的,也可以是分支的。線性流轉指流程按照一個固定的順序流轉,每個動作的執行都是前一個動作的后繼。分支流轉指流程在執行過程中可以根據不同的條件進行分支,流向不同的動作。

流轉方式的選擇會對流程的執行效率和復雜度產生影響。在設計流程時,需要綜合考慮流程的業務特點、組織結構和資源情況,合理選擇流轉方式,以保證流程的有效執行。常見的流轉方式包括:

  1. 線性流轉:指流程按照一個固定的順序流轉,每個動作的執行都是前一個動作的后繼。
  2. 分支流轉:指流程在執行過程中可以根據不同的條件進行分支,流向不同的動作。分支流轉可以使流程更加靈活,適應多種不同的情況。
  3. 循環流轉:指流程在執行過程中會不斷重復執行某一個動作或一組動作。循環流轉常用于重復性的任務或者處理大批量的數據。
  4. 并行流轉:指流程在執行過程中可以同時執行多個動作。并行流轉可以提高流程的執行效率,但需要注意避免資源沖突和協調問題。

五、通知和跟蹤

通知和跟蹤是流程管理的重要概念,指流程中的輔助操作,用于發送通知和跟蹤流程的進度。

通知是指流程中發送的通知信息,用于告知流程參與者流程的進展情況或需要注意的事項。通知可以是電子郵件、短信、系統消息等形式。

跟蹤是指流程中跟蹤流程的進度,用于查看流程的執行情況、狀態等信息。跟蹤通常使用軟件工具進行,可以幫助用戶更好地管理流程。

通知和跟蹤是流程中的重要要素,可以幫助流程更加有效地執行,提高流程的效率和生產力。

例如:

1. 協同辦公平臺-飛書-請假業務

(1)通知

不支持自定義通知渠道,相關信息呈現由系統固定。

(2)跟蹤

2. 低代碼平臺-輕流-請假業務

(1)通知

可以直接添加Q-Robot:選擇發送郵件、發送短信渠道。

(2)發送郵件

選擇收/發件人,填寫郵件主題、郵件正文(支持插入字段,字段信息來源于表單數據可直接引用),附件。

(3)發送短信

選擇收件人,選擇短信模板。(短信模板需通過短信服務商審核)

(4)跟蹤

六、思考如何接入第三方平臺

在設計審批流系統時,考慮接入第三方平臺需要考慮以下幾點:

  1. 數據交互:需要考慮如何與第三方平臺進行數據交互,例如通過 API 接口進行數據傳輸。
  2. 數據安全:需要考慮如何保證數據在傳輸過程中的安全性。
  3. 用戶認證:需要考慮如何讓用戶在第三方平臺上進行身份認證,例如通過 OAuth 或者其他身份驗證方式。
  4. 平臺兼容性:需要考慮如何保證系統在不同平臺上的兼容性。
  5. 開發成本:需要考慮第三方平臺對系統開發的影響,例如對開發成本的影響。

1. 數據交互

在審批流系統設計中,數據交互是一個重要的部分。對于第三方平臺,需要考慮如何使用 API 或其他方式與第三方平臺進行數據交互,這樣才能在審批流程中使用第三方平臺的數據。

具體來說,需要考慮以下幾點:

  1. 數據格式:確定與第三方平臺進行數據交互時使用的數據格式,例如 JSON, XML 等
  2. 數據傳輸協議:確定使用哪種協議進行數據傳輸,例如 HTTP, HTTPS 等
  3. API 文檔:確定第三方平臺提供的 API 文檔,并確保系統能夠與之兼容
  4. 數據存儲:考慮如何存儲第三方平臺的數據,在審批流程中使用。
  5. 數據更新:考慮如何在審批流程中更新第三方平臺的數據。

2. 數據安全

在審批流系統設計中,數據安全是非常重要的。特別是對于與第三方平臺進行數據交互的情況,需要更加重視數據安全。

具體來說,可以考慮以下幾點來保證數據安全:

  1. 數據加密:使用加密技術,如 SSL/TLS,對數據進行加密,保證在傳輸過程中的數據安全。
  2. 身份認證:使用身份認證技術,如 OAuth, JWT 等,確保只有授權的用戶可以訪問數據。
  3. 數據訪問控制:對數據進行訪問控制,確保只有授權的用戶才能訪問數據。
  4. 審計日志:記錄每一次數據訪問的審計日志,便于檢測和預防數據泄露。
  5. 安全策略:制定并定期更新安全策略,對系統進行安全評估和測試。

3. 用戶認證

在審批流系統設計中,用戶認證是非常重要的。對于第三方平臺,需要確保用戶在第三方平臺上進行身份認證。

具體來說,可以考慮以下幾點來實現用戶認證:

  1. 使用第三方認證服務,如 OAuth, OpenID Connect 等,允許用戶在第三方平臺上進行身份認證。
  2. 使用單點登錄(SSO)機制,允許用戶在多個應用程序之間共享身份認證信息。
  3. 使用自定義認證機制,例如用戶名/密碼等,在第三方平臺上進行身份認證。
  4. 使用多因素身份驗證(MFA),允許用戶使用多種認證方式,例如手機驗證碼,生物識別等。
  5. 使用第三方認證提供商,例如Auth0, Okta 等,來簡化用戶認證流程。

4. 平臺兼容性

在審批流系統設計中,平臺兼容性是非常重要的。需要確保系統能夠在多種平臺上運行。

具體來說,可以考慮以下幾點來實現平臺兼容性:

  1. 使用跨平臺的編程語言,例如JavaScript, Python 等,可以在多種平臺上運行。
  2. 使用跨平臺框架,如 React Native, Xamarin 等,可以在多種平臺上運行。
  3. 使用跨平臺的數據庫,例如 MySQL, MongoDB 等,可以在多種平臺上運行。
  4. 使用跨平臺的協議,例如 HTTP, HTTPS 等,可以在多種平臺上運行。
  5. 兼容性測試:定期進行兼容性測試,確保系統能夠在多種平臺上運行。

5. 開發成本

在審批流系統設計中,開發成本是需要考慮的因素之一。接入第三方平臺可能會增加系統的開發成本。

具體來說,可以考慮以下幾點來降低開發成本:

  1. 選擇合適的第三方平臺:選擇支持豐富功能和開發文檔的第三方平臺,可以降低開發成本。
  2. 利用現有組件:盡量利用現有組件,而不是重新開發。
  3. 模塊化設計:使用模塊化設計,可以更好的管理系統的復雜性。
  4. 協作開發:使用協作開發工具,可以更好的協調團隊成員的工作。
  5. 使用自動化工具:使用自動化工具,如持續集成/持續交付等,可以降低開發成本。

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  1. 行文概念解釋不夠精準

    來自廣東 回復